Retrospettiva di fine anno, semplice e per tutti

Un piccolo modello per team estratto da un ultimo esperimento

Il 2015 è agli sgoccioli; i progetti sono stati chiusi – non ancora tutti – e di acqua sotto i ponti ne è passata.
Non so te, ma questo è un buon momento per tirare un bilancio dell’anno passato. Non quello triste – ma importante – economico, con tutti quei numeri, ma quello più interessante.
Quel genere di bilancio di cui non sempre ti rendi conto stando a testa bassa facendo cose.

Nell’ultima retrospettiva ho sperimentato una visualizzazione nuova che ha dato risultati interessanti e la voglio condividere con te.

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Il modello – Learning Board

La board del "passato"

La board ha 3 colonne, tutto qui.

Il tempo di questa retrospettiva può andare da 30 minuti in su (un calcolo potrebbe essere 10 minuti per ogni membro del team).
Le attività sono molto semplici: generazione e riflessione.

La preparazione di questa board è molto semplice; crei 3 aree visive dove in ognuna scrivi le voci qui sopra.
Prendi una manciata di pennarelli e post-it come se piovessero.
Mi raccomando, se puoi evitare di avere ostacoli tra le persone e la board fallo; migliora la propositività e l’ergonomia dell’attività.

Nella generazione ogni persona riempie individualmente – e in silenzio – le 3 colonne.
Un post-it per ogni pensiero, nell’ordine e nella quantità che preferisce.
Per facilitare la divergenza potete usare domande come:

“Come persona quali sono i successi che ho raggiunto?
Come team quali sono i fallimenti più significativi?
Cosa ho imparato  dai successi e dai fallimenti di quest’anno?”

Nella riflessione il team discute ed empatizza con le diverse prospettive.
Lo scopo di questa fase è quello di respirare e guardarsi indietro e vedere la strada fatta e non fatta.
Per facilitare la riflessione potete usare domande come:

“Notate qualche sorpresa?
C’è qualche post-it che non vi torna?
Notate qualche collegamento?
Esiste qualche relazione che notate di particolare tra gli apprendimenti e i fatti?”

Origini di questo modello

L’idea iniziale mi è venuta da uno schema di Jurgen Appelo di qualche mese fa.

Celebrate learning, by Jurgen Appelo

Celebrate learning, by Jurgen Appelo

Il succo di questo schema è che sarebbe più importante celebrare le cose che comprendiamo (ossia gli apprendimenti) rispetto ai successi o insuccessi.

Non che non si debba festeggiare un successo o che non si debba cercare di tenere il morale alto anche durante un fallimento, ma tutto si sposta su come interpretiamo di aver capito una determinata situazione o fatto.

E’ normale che le persone vivano emozioni/sensazioni diverse davanti a dei fatti; diventa complicato però quando capiamo cose diverse davanti agli stessi fatti e queste cose si calcificano poi col tempo.
Un esempio potrebbe essere “tocco il fuoco e mi scotto“; se ti chiedessi “cosa hai imparato?” potresti rispondermi che “il fuoco scotta” oppure che “il fornello scotta“.

Su queste basi ho deciso di sperimentare a visualizzare questi elementi, in particolare cercando di fare emergere le relazioni tra i fatti e gli apprendimenti.

Cose che emersero durante questa retrospettiva

Condivido qui con te alcune osservazioni emerse da parte del team:

  • Alcuni fatti erano stati posizionati sia nei successi che nei fallimenti
    Cosa vi fa pensare questo?
  • Le “cose che abbiamo imparato” sono state circa un quarto rispetto ai successi/fallimenti
    Cosa pensate della nostra capacità di apprendere dal passato?
  • Alcune persone hanno avuto difficolta a decodificare cosa avessero imparato dal passato
    Perché secondo voi è così difficile? Cosa si potrebbe fare per migliorare questo aspetto?

Alcuni commenti interessanti sono stati:

  • sembra che facciamo fatica ad imparare dal passato…
  • wow, quanta roba che abbiamo fatto; non ci avevo mai fatto caso…

Impressioni personali

Quello che mi ha stupito di questo approccio – rispetto a un classico mad-sad-glad – è stato vedere la relazione tra gli apprendimenti, i fatti e la memoria.

Ho cercato di essere sintetico, ma sappi che se ti serve qualche dettaglio in più, sono qui.
Ringrazio Marco Poli per la review del blogpost prima della pubblicazione.
Spero che tu e il tuo team vi prendiate del tempo per ragionare sull’anno passato. Sarebbe un buon modo per gettare le basi sul 2016.

Ah dimenticavo: buon 2016! 🙂