Networked Disney Model

Generare insight in maniera rapida, visiva e distribuita

Nell’ultima retrospettiva che ho facilitato è emerso un pattern interessante che ho sentito il bisogno di formalizzare. É uno strumento semplice e facile da riprodurre sia in altre retrospettive che in processi decisionali durante i meeting.

Networked Disney Model

Networked Disney Model

Le attività

Mettiamo al centro il problema/intento.

In questo caso l’intento era “migliorare il nostro approccio alle styleguide“.
La scelta di un problema o un intento si basa sul principio che per crescere a livello sistemico possiamo – tra le varie strategie – migliorare le cose in cui siamo capaci o contenere le cose in cui lo siamo meno. Questa scelta è meglio se viene dal team stesso; diverso è il caso di una decisione in cui al centro metteremo la nostra decisione che dobbiamo prendere.

Si comincia mettendo al centro il problema/intento

Si comincia mettendo al centro il problema/intento

Si generano soluzioni e rischi

Ora iniziamo ad addentrarci nel problem solving.
Il facilitatore invita le persone a scrivere sui post-it alcune possibili soluzioni/strategie per risolvere il problema e alcune possibili minacce (prossime o lontane).
E’ importante che vengano rispettati i seguenti principi

  • Questa fase deve essere fatta individualmente e in silenzio
    (permette di rimuovere la maggior parte dei cortocircuiti che disinnescano la generazione di opzioni)
  • E’ meglio se ciascuno generi almeno due soluzioni e due rischi
    (cercate se possibile di evitare la situazione in cui una persona generi una sola idea; rischia di partire una gara a tendere verso la negoziazione posizionale)

Se possibile attribuite un colore diverso per ogni tipologia (in questo caso avevo usato il verde per le soluzioni e il giallo per i rischi).

Generare soluzioni e rischi

Generare soluzioni e rischi

Una volta generati i singoli post-it i passaggi da fare sono:

  1. attaccarli alla lavagna
  2. rimuovere i duplicati (suggerisco di raddoppiare il post-it di modo da ricordarci che in due persone hanno pensato la stessa cosa)

Accerchiamento

Chiediamo ora al team di disporre in cerchio intorno al problema sia le soluzioni sia i rischi.
Chiediamo se qualcosa non è chiaro; è importante evitare il giro di conversazione intorno a ciascun post-it ma è importante creare le condizioni affinché se qualcosa non sia chiaro si crei spazio per la comprensione. Concretamente: potete chiedere se qualcosa non è chiaro e chiedere all’autore del biglietto di intervenire brevemente.

Accerchiamo il problema e disegnamo delle linee

Accerchiamo il problema e disegniamo delle linee

Costruiamo un piano di azione

La domanda che ora andrebbe posta al team è:
Ora immaginate di trasformare queste soluzioni in una sequenza di azioni, come se fossero i passaggi di una ricetta.

Tra le varie reazioni che finora ho notato a questo genere di domanda ci sono:

  • chiarezza, determinazione
  • smarrimento

Gli smarrimenti tipici sono:

  • Quale di queste soluzioni?
  • Dobbiamo essere d’accordo?
  • Non ho idea di come si faccia quella soluzione …

In questo caso suggerisco di stimolare ancora l’individualismo; nel mio caso mi sono comportato così: “pensa come se l’azienda fosse tua. Ed è normale che tu conosca meglio delle cose piuttosto che altre… bene, concentrati su quelle.

Quindi date 10 minuti per generare bigliettini (meglio usare i post-it quelli piccoli, non quelli quadrati). Bigliettini che dovrebbero contenere azioni concrete.
Ad esempio:

  • analisi dei trend dell’ultimo mese
  • comprare piano hosting nuovo
  • dedicare un ora per quell’opzione

Dalla generazione individuale poi lasciate che appiccichino i post-it intorno alla soluzione ed “osservate” come il grafico prende forma.

Generazione di azioni concrete

Generazione di azioni concrete

Riflessione

Ora, questa fase (la generazione di azioni) vi sta dando delle informazioni a voi come facilitatore. Vi sta dicendo:

  • Quanto il team abbia chiaro o meno come costruire un percorso per risolvere il problema
  • Dove il team si senta più sicuro o meno
  • Quanto abbia visione delle minacce oppure no (cosa significa se non ci sono biglietti gialli?)

Bene, questo è il momento di far riflettere il team. Alcune domande di aiuto possono essere:

  • Guardando questa costellazione cosa vi viene in mente? Cosa notate?

Ricordiamoci la scala di reazioni indicate sopra (dall’incertezza alla certezza).
Se il team è estremamente focalizzato e ha chiaro cosa stia cercando (poca nebbia) beh, allora avrà generato un piano e si sentirà pronto per iniziare una sperimentazione.

Se il team genera poche azioni, sparse qua e là, beh significa che di nebbia ce n’è e tanta.

Facciamo emergere l’incertezza

E’ vostro interesse – come facilitatori – non dire “qui pare che qualcuno abbia le idee poco chiare”. E’ molto meglio fare emergere questa cosa come una comprensione del team. I motivi sono diversi; quello che trovo più valido è la generazione di un meccanismo virtuoso che spingerà il team a trovare un modo per uscire dalla nebbia.

Date un pennarello a ciascun membro; io ho introdotto la cosa in questo modo.
Immaginate che dobbiate fare quello che sapete fare. Tipo nel vostro caso se qualcuno vi chiedesse come fare X che lo fate da 10 anni sapreste benissimo scomporre la cosa in azioni. Se invece vi chiedessi come andare nello spazio, a meno che non siate una agenzia aerospaziale, sareste un po meno certi di come si faccia. Ora immaginando un valore 10 dove sapete esattamente cosa c’è da fare, e un valore 0 dove non ne avete un idea, disegnate con un punto su ciascuna retta che unisce il problema e la soluzione quanto vi sentite voi certi di quella soluzione.

Dire questa frase è stato più semplice che scriverla  🙂

Esplicitiamo la certezza di una risoluzione

Esplicitiamo la certezza di una risoluzione

Riflessione

Alcune domande che possono generare una conversazione (e insights):

  • Quali sono le soluzioni su cui sentite di avere più chiarezza?
  • Come mai su quella soluzione i pallini sono così distanti tra loro?
  • Se la soluzione X è chiarissima come mai non abbiamo generato azioni?
  • Come ci serve per aumentare il livello di chiarezza (che non è certezza) per la soluzione Z?

Conclusioni

Questa attività – che a me è piaciuta tanto e di cui ringrazio WillBe per essere stato un team che si è fidato di me – è molto semplice da realizzare e può essere fatta in 30-60 minuti.

Se per caso ti troverai a sperimentarla ti prego di farmi avere feedback sui successi o insuccessi.

Come letture per poter rinforzare le basi per facilitare questo tipo di attività suggerisco:

  • Getting To Yes
  • Game Storming
  • Impact Mapping
  • Tools for dreamers