Le tue retrospettive sono un investimento o un costo?

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Retrospective lifecycle

“At regular intervals, the team reflects on how to become more effective, then tunes and adjusts its behaviour accordingly.” From Agile Manifesto

Le retrospettive sono uno strumento che un team utilizza per osservarsi e decidere gli eventuali esperimenti di miglioramento. Esse permettono di far emergere problemi impliciti, di osservarli in maniera – se possibile – analitica e decidere come gruppo dove andare, nell’intento di ridurre la probabilità di commettere gli stessi errori o di raggiungere un obiettivo collettivo. Non esiste un metodo univoco per organizzarne una e condurla. Ci sono diversi autori che stanno cercando di creare dei framework di attività, anche ludiche, per massimizzare il ROTI (Return Of Time Invested). Le retrospettive si possono applicare a più livelli di frequenza o dettaglio, oppure su soggetti diversi (un prodotto, un team, la relazione con un partner/cliente).

Cosa contraddistingue un meeting di retrospettiva da un costo ad investimento?

A decidere la risposta di questa domanda sono solo due gli attori disponibili:

  • Il team che farà la retrospettiva
  • L’eventuale cliente/titolare

La curva che ho cercato di tracciare nel grafico sopra mostra la mia esperienza (e dopo qualche confronto non solo la mia) con le retrospettive.

Fase 1 – Lo scetticismo

La paura iniziale è quella di perdere tempo non a “produrre” ma a chiacchierare. “Cioè, fatemi capire bene, dovremmo fermare tutto per riflettere e fare dei cambiamenti? Ma lo abbiamo sempre fatto! Non abbiamo bisogno di questo”. Comprendo e condivido molto bene tali paure. Ogni minuto perso in “produzione” è un minuto che dobbiamo recuperare. E’ altrettanto vero che – usando la metafora della barca che ha una falla nella chiglia – se per sopravvivere possiamo solamente buttare fuori l’acqua ad una velocità maggiore rispetto a quella dell’acqua che entra, abbiamo un problema di resistenza. Che succede quando non si ha più la forza? Come riparare la falla?

Photo by http://www.donkeyproject.it/site/barca-che-affonda/

Photo by http://www.donkeyproject.it/site/barca-che-affonda/

Fase 2 – Figata!

Se siete stati fortunati e le vostre prime retrospettive sono andate bene (le persone si sono aperte, sono emerse idee, le cose stanno cambiando …), vi sentirete probabilmente alla grande. Quello stagno che prima era il vostro ecosistema inizia a sembrare un ruscello pieno di vita; la fiducia e la speranza affiorano in superficie. Se siete ancora più fortunati il vostro capo deciderà di fare retrospettive regolarmente, a tutti i livelli e su tutti i progetti. Non vi sembra vero! Che figata questo “Agile”!

"Commento rivolto ad una retrospettiva durante una retrospettiva" by https://www.facebook.com/avanscoperta/

“Commento rivolto ad una retrospettiva durante una retrospettiva” by https://www.facebook.com/avanscoperta/

Fase 3 – Qualcosa non va

Dopo le prime retrospettive sono stati ideati degli esperimenti, che però non sono andati bene. Inoltre ai meeting di retrospettiva le persone si lamentano sempre delle stesse cose. “Quello là parla sempre”. Le pressioni dai clienti stanno aumentando. I manager chiedono garanzie sui tempi nonostante i meeting. “Si va beh, però poi questo tempo lo recuperiamo”. Ecco che inizia a crescere la sensazione che il tempo investito stia diventando uno spreco… Troppe parole per dire cose che già sappiamo! La tensione aumenta, alle retrospettive iniziano a mancare delle persone perché “hanno da fare”. E credetemi: hanno ragione a pensarla così.

Lifeboat of the RMS Titani from http://en.wikipedia.org/wiki/Lifeboats_of_the_RMS_Titanic

Lifeboat of the RMS Titani from http://en.wikipedia.org/wiki/Lifeboats_of_the_RMS_Titanic

Ora arriva il punto di svolta.

  • Perché stiamo facendo retrospettive?
  • Perché stiamo seguendo dei principi agili? Cosa stiamo cercando?
  • Come facciamo a convertire il tempo da spreco/costo ad investimento?
  • Dove stiamo sbagliando?
  • Come possiamo gestire meglio le nostre retrospettive?
  • E’ un problema di metodo o di qualcos’altro?
  • Possiamo uscirne da soli o ci serve una mano?
  • I nostri clienti saranno contenti se proseguiamo in questa direzione?

Se risulta difficile affrontare tali domande o chiarire tali dubbi si entra nella fase 5, altrimenti si passa alla fase 4.

Fase 5 – Perdita di tempo

I toni si inaspriscono. “Questo Agile non serve a niente. Badate a lavorare!” Si intensifica la sensazione che non abbia senso provarci, né da un lato né dall’altro. Le relazioni si irrigidiscono, la ownership della barca viene meno. Ognuno pensa a se stesso. Il turnover delle persone aumenta. La colpa è degli altri. Cambiare è pericoloso… Ripartire da queste convinzioni è molto, molto difficile. Richiederà tanta energia e tanta “fede”.

Fase 4 – Tempo speso bene

In qualche modo siete riusciti ad invertire la curva. Magari parlandone con qualcuno, magari coinvolgendo le persone in maniera diversa; qui è tutta questione di arte e scienza, di sensibilità e volontà. Ma in qualche modo ora il ricordo del “delightful” non è più così lontano. State risentendo i sapori e la bellezza di lavorare “in e sul gruppo”. I passi che fate sono piccoli, ma hanno solide radici. Sono passi che fate sia come collettivo che come individuo.

Le fasi non sono solo lineari

Attenzione! In ogni momento è possibile oscillare tra le varie fasi. E’ proprio quando si è troppo confidenti o distratti che si può oscillare dalla fase 4 alla fase 3. Anzi, nel tempo la distinzione tra le fasi non è più così netta. La linea temporale disegnata vale inizialmente ma in seguito è un oscillazione continua.

E quindi?

Le persone che possono dire se sia tempo investito bene oppure no sono le persone coinvolte nelle retrospettive. Chiedetelo a loro. Ascoltatele. “Cosa cambiereste?” Vi suggerisco anche un video che a me ha dato tanto.

E tu che leggi e che sei arrivato fino a qua in fondo: fai retrospettive? Se sì, su che cosa? Ogni quanto? Riconosci qualcosa di familiare in questo schema? In che fase ti senti?