La stima non è un preventivo

Chiara: “Quanto tempo ci vuole per arrivare da Milano a Roma?
Luca: “Dipende, se tutto va liscio con la macchina ci vorranno circa 5 ore, ma se troviamo traffico forse ce ne potranno volere anche 6 o 7”
Chiara: “Quindi?”
Luca: “Dai, direi che in 6 ore ci siamo”

Questa conversazione – apparentemente banale – nasconde 2 fasi ben distinte: la stima ed il preventivo.

La stima.

Come scritto anche in wikipedia la stima è una valutazione soggettiva che si attribuisce ad una cosa (o ad una persona), e quasi mai esprime un concetto finito.
Nel nostro dialogo Luca cerca di calcolare il tempo che ci vuole per percorrere questo tratto basandosi su informazioni oggettive, su assunti e sull’esperienza.

Un assunto potrebbe essere:
“Nonostante ci possano essere diversi mezzi con cui andare a Roma, io credo che la macchina sia quello che lei preferisce visto che con treno e aereo sarebbe più costoso”. Con questo assunto lui da per scontato questo aspetto.
Un informazione oggettiva potrebbe essere una ricerca su google maps del percorso migliore e del calcolo dei tempi.
Una connessione alla sua esperienza potrebbe essere un ricordo di una esperienza simile o identica.
La somma di questi 3 aspetti permette a Luca di tirare fuori 2 casistiche: il caso migliore ed il caso peggiore.

Il preventivo

Ora che Chiara ha queste stime però, il suo problema non è risolto. Si perchè la mamma di Chiara le ha chiesto “A che ora arrivatate, così posso prepararvi da mangiare”. La mamma di Chiara, che per la cronaca si chiama Antonietta, non è una persona molto diplomatica. Vuole preparare un pranzetto coi fiocchi e vuole sapere con certezza a che ora ci si siederà a tavola.
A Chiara piacciono le stime, ma vorrebbe da Luca una sola cifra. Chiara vuole un preventivo.

Tralasciando i pensieri di Luca nei confronti della suocera, Luca deve ora prendere una decisione ed assumersi un rischio.
Nella testa di Luca frullano le domande: “Meglio stare basso e deludere la suocera o meglio stare alto ed arrivare in anticipo di 2 ore? Se attraversassi il GRA eviterei possibili code. Se partissi molto presto forse …”.
A giudicare dal dialogo Luca si sente abbastanza coraggioso, posizionandosi a metà del range tra il caso migliore ed il caso peggiore.

La creatività

Creatività

A marzo 2013, partecipando al Codemotion di Roma, ho avuto la fortuna di seguire 2 talk molto interessanti: il primo di Myron Campbell ed il secondo di Giovanni Emanuele Corazza.
Myron ha portato la sua esperienza con le “interfacce brutte” e di come sia stato importante per lui mantenere viva la sperimentazione e l’allenamento della sua immaginazione, disaccoppiando la creatività dal giudizio.
Giovanni invece ha illustrato diversi metodi per mantenere vivo il processo creativo che è insito in ciascuno di noi; Giovanni insegna all’università questi metodi e tutti si basano sul tenere separati i processi creativi (quelle fasi in cui si buttano fuori idee) dai processi analitici (in cui pensiamo se una idea sia brillante, fattibile e o remunerativa).

Un altro esempio a cui siamo forse più abituati è il brainstoming.
Per essere efficace un brainstorming le persone devono sentirsi libere di esprimere la loro idea senza essere soggetti al giudizio. In una fase successiva si andrà poi ad asciugare e valutare le idee.

Giovanni illustrava inoltre di come la ricerca di tenere contemporanei le due fasi (creatività e giudizio) sia il modo migliore per ammazzare la creatività.

Il problema

In ambito sviluppo software le aziende sono costantemente chiamate a stilare preventivi. Che si tratti di preventivi a corpo o a iterazione (quindi di processi più waterfall o più agili), tutti i preventivi passano per processi di stima ed assunzioni di rischio.

Ogni azienda sviluppa nel tempo workflow specifici su come affronta queste sfide. Nella mia esperienza ho visto:

  • Startup che fanno questo processo in maniera corale con l’intero team
  • Aziende in cui il reparto commerciale impone un prezzo (ergo un tempo) alla produzione sulla base di prezzi di mercato
  • Aziende in cui la produzione fa le stime ed i preventivi
  • Aziende con team interni con facoltà di scegliere il metodo di stima che più preferiscono

Sebbene sia di solito abbastanza chiaro chi sia responsabile delle stime (generalmente la produzione), chi è responsabile della assunzione del rischio?

Proviamo a disegnare insieme una filiera abbastanza astratta:
Company Customer > Project Owner > Company Supplier > Marketing > Management > Production

Un problema abbastanza comune che osservo è in una struttura fortemente gerarchica si cerca di delegare downstream sia le stime che le assunzioni di rischio; questo in genere crea nel migliore dei casi un forte senso di reponsabilizzazione e un percorso di crescita delle softskill (analisi, trattativa, comunicazione), ma nel peggiore dei casi provoca spaccature interne sia alle aziende stesse che ai sistemi che si vengono a formare tra supplier e customer.

Le (mie) conclusioni

Batman non è Bruce Wayne

Batman non è Bruce Wayne

Quello che mi porto a casa di queste riflessioni ed esperienze è che in prima battuta, quale che sia il workflow dei preventivi, la separazione e pulizia delle due fasi è il primo passo per la massimizzazione dell’efficacia di ciascuna fase.

Luca a chiara avrebbe potuto dire:

Chiara: “Quanto tempo ci vuole per arrivare da Milano a Roma?
Luca: “Direi che in 6 ore ci siamo”

ma, secondo me, rendere partecipe il tuo team (ed il cliente) di quali siano i rischi delle tue stime è un eccellente modo per costruire fiducia.

Nel prossimo blog post vorrei condividere con voi un metodo che utilizzo per:

  • stimare le attività o storie
  • misurare il coraggio di un team
  • “misurare” la predisposizione del cliente ad essere alleato rispetto ad essere nemico

Buona stima a tutti.